Siempre he sido una persona ocupada, pero a pesar de todo el esfuerzo que ponía en mi trabajo, sentía que nunca tenía suficiente tiempo para hacer las cosas que me gustan (Todo era trabajo). Mi escritorio estaba lleno de documentos viejos, tazas de café vacías y cables enredados, y mi computadora estaba desorganizada con cientos de archivos sin clasificar tanto en el escritorio, como en las interminables carpetas abiertas con nombres como presentación final o última versión del reporte. Gracias a todo esto, la sensación de estar constantemente apagando incendios y perdiendo tiempo buscando cosas empezó a frustrarme. Fue entonces cuando descubrí la metodología de las 5S y decidí aplicarla en mi vida. Así pues, en este artículo te voy a hablar sobre cuál es el objetivo de las 5s y cómo puede ayudarte a incrementar tu productividad.
El objetivo de las 5S 🎯
Las 5S son una metodología japonesa diseñada para mejorar la eficiencia y la organización en el entorno de trabajo. El principal objetivo de las 5s es eliminar el desperdicio de tiempo y recursos, optimizando los espacios de trabajo para que sean más productivos y funcionales. Se basan en cinco principios clave: Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Sostener. Hay que decir que aplicarlas no solo mejora la productividad, sino que también reduce el estrés y hace que el trabajo diario sea más fluido.
Así pues, decidí comprometerme y aplicar las 5S en mi entorno de trabajo (también a cada aspecto de mi vida personal), sin saber que esta simple metodología transformaría completamente mi manera de organizarme.
Ahora, es tiempo de comenzar a hablar más de cada una de las 5s de este método.
Primera S: Seiri (Separar) – Eliminando lo innecesario
Mi primera tarea fue deshacerme de todo lo que no necesitaba. Me di cuenta de que tenía montones de papeles acumulados, herramientas que nunca usaba y una cantidad absurda de notas adhesivas con información irrelevante o que ya no era relevante. Así pues, me hice una pregunta clave: ¿Realmente necesito esto? Si la respuesta era no, lo desechaba o lo archivaba digitalmente o en un folder.
En conclusión, el primer paso consiste en distinguir lo esencial de lo innecesario. En el día a día, tendemos a acumular cosas «por si acaso» y, sin darnos cuenta, terminamos rodeados de objetos que no aportan valor. Mi escritorio era el reflejo de esta acumulación sin sentido. Por lo cual, hay que eliminar todo lo que no necesitamos.
Resultados:
- Mi espacio de trabajo se sentía más limpio y libre de distracciones.
- Dejó de tomarme tanto tiempo encontrar documentos importantes.
- Eliminé elementos innecesarios que solo ocupaban espacio físico y mental.
¿Te parece si ahora pasamos a la siguiente S?
Segunda S: Seiton (Ordenar) – Todo en su lugar
Una vez eliminados los elementos innecesarios, el siguiente paso fue organizar lo que quedaba. Cada objeto debe tener un lugar asignado y ser fácil de encontrar. Así pues, asigné un lugar específico para cada objeto, etiqueté carpetas y mejoré la estructura de almacenamiento digital en mi computadora.
Además, organicé los cables con sujetadores y coloqué los materiales de uso frecuente en un lugar accesible. También apliqué este principio en mi computadora, creando un sistema de carpetas bien estructurado.
No se te olvide: Todo tiene que tener un lugar, para que te sea sencillo encontrar lo que deseas cuando lo necesites.
Resultados:
- Encontrar cualquier cosa tomó segundos en lugar de minutos o hasta horas.
- Mi escritorio dejó de ser un caos y trabajar en él se volvió más placentero.
- Reduje la sensación de estar abrumado por el desorden visual.
Tercera S: Seiso (Limpiar) – Creando un espacio agradable
La limpieza es más que solo estética. Un ambiente limpio evita la acumulación de polvo y suciedad que pueden afectar tanto la salud como el desempeño de los equipos electrónicos. También ayuda a mantener un estado mental positivo y productivo.
Implementé una rutina diaria en la que, antes de terminar la jornada, dedicaba unos minutos a limpiar mi escritorio. Borraba archivos innecesarios de mi computadora, desinfectaba mi teclado y revisaba que todo estuviera en su sitio.
Resultados:
- Eliminar el polvo y la suciedad hizo que mi equipo funcionara mejor.
- Trabajar en un ambiente ordenado me hizo sentir más motivado y concentrado.
- Ahora termino mi día laboral con un escritorio limpio, lo que me ayuda a empezar el siguiente día con claridad.
Cuarta S: Seiketsu (Estandarizar) – Creando hábitos organizados
No quería que todo volviera al caos después de unas semanas, así que establecí normas claras y sencillas para mantener el orden. Decidí dedicar cinco minutos al final del día para organizar mi espacio, revisar semanalmente los documentos y hacer una limpieza más profunda cada mes.
Además, establecí un sistema visual para recordar estas prácticas, de hecho, ya que yo uso un tablero Kanban para incrementar mi productividad y eficiencia, lo que hice fue crear un apartado en mi tablero Kanban para cada una de las primeras 3s y así poder ver de manera visual qué tenía que hacer, en qué parte del proceso estaba y cuándo lo tenía que hacer.
En conclusión, lo que tienes que hacer aquí es establecer programas, métodos o reglas que te permitan mantenerte en el estado en el que estás ahora, es decir reglas que te permitan continuar realizando constantemente las 3s anteriores. Vaya, que lo que tienes que hacer es asegurarte de que se convierta en un hábito.
Resultados:
- El orden dejó de ser una tarea puntual y se convirtió en un hábito.
- Mantener el sistema organizado requiere menos esfuerzo que corregir el desorden.
- Mi productividad aumentó porque ya no tenía que detenerme a reorganizar constantemente.
Quinta S: Shitsuke (Sostener) – La clave del éxito a largo plazo
Para que las 5S funcionen a largo plazo, entendí que debía ser disciplinado. Me aseguré de mantener la rutina y, además, motivé a mis colegas a aplicarlas también en sus espacios de trabajo.
Resultados:
- La disciplina me ayudó a sostener los cambios sin esfuerzo.
- Compartir la metodología con otros mejoró la dinámica del equipo.
- Ahora mi entorno de trabajo es más eficiente, y eso se refleja en mi rendimiento diario.
Beneficios de implementar las 5S ✅
- Mayor eficiencia: Ahora termino tareas en menos tiempo y sin interrupciones innecesarias.
- Menos estrés: Un entorno ordenado me ayuda a pensar con más claridad.
- Aumento de la motivación: Trabajar en un espacio limpio y organizado me hace sentir más productivo.
- Mayor seguridad: Al eliminar objetos innecesarios, reduje el riesgo de accidentes (como tropezar con cables).
- Simplicidad en la toma de decisiones: Encuentro lo que necesito de inmediato y no me distraigo con cosas innecesarias.
Desafíos y consideraciones ⚠️
- Requiere constancia: Al principio cuesta trabajo mantener el hábito, pero con disciplina se vuelve un hábito.
- Implica tiempo inicial de organización: Aplicar las 5S no se hace en un solo día; la fase inicial de clasificación y organización puede tomar algunas semanas. Por supuesto, todo depende de cuánto tienes que organizar y eliminar.
- Es más efectivo cuando todos lo aplican: Si trabajas en equipo, puede ser un reto convencer a los demás de seguir la misma metodología.
Herramientas y aplicaciones útiles para aplicar las 5S
Para facilitar la implementación de las 5S, utilicé algunas herramientas digitales:
- Trello / Notion: Para organizar tareas y proyectos.
- Google Keep / Evernote: Para tomar notas y establecer recordatorios.
- Google Drive / OneDrive: Para mantener archivos digitales organizados.
- Forest App: Para evitar distracciones y mantener el enfoque.
- Habitica: Para gamificar el proceso y convertir la disciplina en un hábito divertido.
Conclusión: Cómo las 5S mejoraron mi vida
Después de aplicar las 5S, mi entorno de trabajo y mi productividad cambiaron drásticamente. Ahora no pierdo tiempo buscando cosas, me concentro mejor en mis tareas y termino mi jornada sintiéndome satisfecho.
Si alguna vez te has sentido atrapado en el caos del desorden, te recomiendo probar las 5S. No solo mejorarán tu organización, sino que también te ayudarán a trabajar con mayor eficiencia y tranquilidad.
¿Listo para aplicar las 5S y transformar tu forma de trabajar?
