Definición de eficiencia según autores

La eficiencia es realmente un concepto que podemos aplicar tanto a nuestra personal, como a la vida empresarial. Después de todo, al ser aplicado de manera correcta, nos permite lograr más con menos. ¿Por qué es eso? Esto se logra gracias a que se busca aprovechar los recursos con los que se cuenta de la mejor manera posible para generar el mayor beneficio posible, ya sea en términos de tiempo, dinero o esfuerzo.

Suena bien, Pero ¿qué significa realmente ser eficiente? Bueno, de eso te voy a habar en este artículo. Espero que sea de tu agrado.

Definición de eficiencia según autores

A continuación, te voy a compartir la definición de eficiencia según autores, para que puedas llegar a ver la perspectiva que cada autor tiene y puedas así formar tu propia definición. Espero que te sea de utilidad.

Definición de eficiencia según Stephen P. Robbins y Mary Coulter

«La eficiencia se refiere a obtener los mejores resultados a partir de la menor cantidad
de recursos. Debido a que los gerentes cuentan con escasos recursos (incluidos personal,
dinero y equipo), se encargan de utilizar eficientemente dichos recursos. Con frecuencia
a esto se le conoce como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos» (p. 7).

Definición de eficiencia según Harold Koontz, Heinz Weihrich y Mark Cannice

«La eficiencia es alcanzar los fines con el mínimo de recursos» (p. 14).

Definición según Richard B. Chase, F. Robert Jacobs y Nicholas J. Aquilano

«Eficiencia se refiere a la proporción de la producción real de un proceso en relación con algún parámetro» (p. 169).

Definición de eficiencia según Don Hellriegel, Susan E. Jackson y John W. Slocum

«La eficiencia se logra minimizando los insumos (por ejemplo, trabajo, tierra y capital) y maximizando los productos» (p. 93).

Definición de eficiencia según Idalberto Chiavenato

«La eficacia es una medida del logro de resultados, mien­tras que la eficiencia es una medida de la utilización de los recursos en ese proceso. En términos económicos; la eficacia de una empresa se refiere a la capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad a través de sus productos (bienes o servicios), mientras que la eficien­cia es una relación entre insumos y productos. Desde este punto de vista, es una relación entre costos y bene­ficios, es decir, una relación entre los recursos utilizados y el producto final obtenido» (p. 132).

¿Qué es la eficiencia?

La eficiencia es un concepto que es utilizado muy a menudo en diferentes situaciones, pero no siempre es utilizado de la manera correcta. De hecho, muchas veces se le suele confundir con la productividad. La eficiencia puede ser entendida como la capacidad de una organización, sistema o proceso para utilizar de manera óptima los recursos disponibles (como tiempo, dinero, personal, materiales, etc.) con el fin de alcanzar un resultado o cumplir un objetivo determinado.

Muy bien, pero… ¿qué significa realmente? Te lo voy a poner de la siguiente forma. La eficiencia nos es más ni menos que una razón o también llamado cociente. Esto quiere decir que la eficiencia es el resultado obtenido de la dividir las salidas (resultados, productos, etc) entre las entradas (maquinaria, tiempo, equipo, etc). Aunque le falta algo a esta explicación, ya que, si no lo agregamos, sería lo mismo que la productividad. De hecho, esa es la fórmula para obtener la productividad… Entonces, ¿Cuál es la diferencia? ¿Qué hace que sea eficiente?

Lo que hace la diferencia entre los dos conceptos es el hecho de que la eficiencia se centra en la calidad del uso de esos recursos para obtener el mejor resultado posible. Es decir, busca que se utilicen los recursos de manera correcta y sin despilfarro. La eficiencia se centra en hacer las cosas de la mejor manera posible, mientras que la productividad está más relacionada con cuántas cosas se hacen en un periodo de tiempo. Por lo tanto, a la productividad no le importan tanto si haces las cosas bien, mientras que a la eficiencia sí le importa eso.

Ahora bien, ¿Cómo sabes que estás haciendo las cosas de la mejor manera posible? Para saber si haces bien o no algo, es necesario tener un punto de comparación. Al tener ese punto de comparación, podrás saber si realmente lo estás haciendo bien y qué tan bien lo estás haciendo.

Explicación sencilla para entender la diferencia

Para entender mejor el concepto y la diferencia que existe con la productividad, te voy a hablar de una actividad que muchos solemos hacer los fines de semana. Tienes que regar tu jardín y dispones de dos métodos: uno es usar una manguera tradicional y el otro es instalar un sistema de riego por goteo. Por supuesto, ambos métodos logran que las plantas reciban agua (cumplen su objetivo), pero el sistema de riego por goteo usa mucho menos agua y la distribuye de manera más precisa. El segundo método es más eficiente porque consigue el mismo objetivo (regar las plantas), pero lo hace ahorrando recursos.

Lo mismo pasa al lavar el auto. Puedes lavar tu auto con una manguera o puedes hacerlo con cubetas (baldes). ¿Con cuál método desperdicias más agua para cumplir con el mismo objetivo? Ahora bien, imagina que te cobran el agua por cada litro. ¿Dónde gastarías más dinero? Creo que la respuesta es obvia.

Factores que influyen en la eficiencia

Hay varios factores o variables que pueden llegar a afectar la eficiencia en una organización o inclusive, a nivel personal. Dichos factores incluyen la tecnología, qué tan capacitados está el talento humano, la estructura organizacional, los procesos y el entorno económico. A continuación, te voy a hablar un poco más sobre algunos de los factores más relevantes.

1. Tecnología

La inversión en tecnología es uno de los factores más importantes para mejorar la eficiencia, esto es debido a que la tecnología permite la automatización de procesos repetitivos, lo que permite ahorrar tiempo y al mismo tiempo permite que los empleados realicen otro tipo de actividades, las cuales más complejas y que requieran la interacción directa de las personas​.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que, si se desea utilizar nuevas tecnologías, esto implica un aumento en los costos y también, porque no, riesgos. Por lo cual, es importante que se tenga en cuenta todas las ventajas y desventajas antes de implementar la nueva tecnología.

2. Capacitación y habilidades de las personas

Los empleados capacitados y motivados son esenciales para mantener altos niveles de eficiencia. La formación continua asegura que los trabajadores sean competentes para realizar todas las actividades inherentes a su puesto de la mejor manera.

Por ejemplo, tienen que ser capacitados para utilizar las nuevas herramientas tecnológicas disponibles así poder mejorar su productividad y eficiencia.

3. Mejora de los procesos

Mejorar los procesos permite incrementar la eficiencia porque optimizar los métodos y las etapas por las que pasa una tarea o actividad ayuda a reducir el uso innecesario de recursos (tiempo, dinero, materiales, energía, etc.) y, al mismo tiempo, asegura que los resultados obtenidos sean los esperados o incluso mejores.

Importancia de la eficiencia en las empresas

A continuación, te voy a proporcionar algunos de los beneficios que pueden tener al incrementar la eficiencia:

1. Reducción de costos

Una empresa eficiente reduce el uso de recursos, lo que se traduce directamente en menores costos., ya que el uso más eficiente de los recursos permite que se dé un ahorro en materiales, energía o tiempo laboral, los cual permite que se aumente así la rentabilidad.

2. Sostenibilidad

Las prácticas eficientes son más sostenibles a largo plazo, ya que se tiene menos desperdicio. Asimismo, un uso optimizado de los recursos puede ayudar a reducir el impacto ambiental, lo que es cada vez más relevante para el mercado.

3. Ventaja competitiva

Las empresas eficientes pueden ofrecer precios más bajos o invertir en mejorar la calidad del producto sin sacrificar la rentabilidad. Esto les otorga una ventaja competitiva en mercados donde los márgenes de beneficio pueden ser ajustados y la competencia feroz.

4. Mejora continua

La eficiencia fomenta una cultura de mejora continua. Al buscar formas más inteligentes de utilizar los recursos, las empresas se ven impulsadas a innovar y perfeccionar sus procesos, lo que genera una evolución constante hacia operaciones más efectivas y competitivas.

Ejemplos de eficiencia resueltos paso a paso

A continuación, te voy a poner algunos ejemplos de eficiencia para que pongas en práctica lo que has aprendido y puedas utilizar el concepto para calcular la eficiencia en una empresa o inclusive en tu vida cotidiana.

Ejemplo 1

Una fábrica de bicicletas quiere saber cómo se ha desempeñado este periodo. En el periodo anterior, lograron fabricar 800 bicicletas utilizando 400 horas de trabajo. Sin embargo, en el periodo actual, lograron producir 900 bicicletas, pero emplearon 400 horas de trabajo. Con estos datos, calcula:

• La productividad del periodo anterior.
• La productividad del periodo real (actual).
• La eficiencia, expresada en porcentaje, comparando la productividad del periodo actual con la productividad del periodo anterior.

Solución del ejemplo 1

Paso 1: Cálculo de la productividad del periodo anterior:

• Productividad = salidas / entradas
• Productividad = 800 / 400 = 2

Esto quiere decir que se elaboraban 2 bicicletas cada hora.

Paso 2: Cálculo de la productividad actual

• Productividad = salidas / entradas
• Productividad = 900 / 400 = 2.25

Esto quiere decir que se elaboraban 2.25 bicicletas cada hora.

Paso 3: Cálculo de la eficiencia

• Eficiencia = Cociente real / cociente planeado
• E = 2.25 / 2 =1.125

Para obtener el porcentaje, tenemos que multiplicar el resultado obtenido por 100.

• E = 1.125 x 100 = 112.5%

¿Qué significa esto? Significa que el sistema, proceso, o equipo en cuestión está funcionando un 12.5% más eficientemente en comparación con el periodo anterior. Es decir, se está obteniendo más output (resultado) por cada unidad de input (recursos) de lo que se había previsto.

Ejemplo 2

Una empresa de construcción tenía planeado construir 20 viviendas utilizando 4000 horas de trabajo en el transcurso de este periodo. Al final del periodo, lograron completar 18 viviendas con las mismas 4000 horas de trabajo. Con estos datos, realiza lo siguiente:

• Calcula la productividad planeada.
• Calcula la productividad real.
• Determina si la eficiencia aumentó o disminuyó y expresa este cambio en porcentaje.

Solución al ejemplo

Paso 1: Cálculo de la productividad planeada

• Productividad = salidas / entradas
• Productividad = 20 / 4000 = 0.005

Esto quiere decir que se tenían que elaborar 0.005 viviendas cada hora.

Paso 2: Cálculo de la productividad actual

• Productividad = salidas / entradas
• Productividad = 18 / 4000 = 0.0045

Esto quiere decir que se elaboraron 0.0045 viviendas cada hora.

Paso 3: Cálculo de la eficiencia

• Eficiencia = Cociente real / cociente planeado
• E = 0.0045 / 0.005 =0.9

Para obtener el porcentaje, tenemos que multiplicar el resultado obtenido por 100.

• E = 0.9 x 100 = 90%

¿Cómo se interpreta una eficiencia del 90%? Una eficiencia del 90% significa que la empresa está funcionando al 90% de su capacidad óptima o planeada. En otras palabras, solo se está logrando el 90% de los resultados esperados con relación a los recursos utilizados.

Esto indica que existe una pérdida de un 10% de eficiencia, es decir, el 10% de los recursos no está siendo aprovechado de manera efectiva, lo que podría deberse a diversos factores como desperdicio, errores, cuellos de botella o tiempos muertos.

Relación entre economía y eficiencia

Para hablar sobre la importancia que tiene la eficiencia para las empresas, las personas e inclusive para la economía misma, quiero hablarte un poco sobre lo que es la economía. ¿Cómo definen los diferentes autores lo que es la economía?

La mayoría de las definiciones que podemos encontrar en libros sobre su significado es la siguiente: «La economía es una ciencia social que estudia cómo los individuos, las empresas, los gobiernos y las sociedades en su conjunto toman decisiones para enfrentar la escasez de recursos».

En pocas palabras, estamos hablando de que todos los individuos tenemos recursos limitados para utilizar y así satisfacer nuestras necesidades. Al contar con recursos limitados, tenemos que escoger. Sí, tenemos que escoger sobre cómo utilizamos nuestro salario mensual para satisfacer todas nuestras necesidades. Por ejemplo, puedes comprar los ingredientes necesarios para elaborar tu comida de la semana o puedes ir a algún restaurante de comida rápida a comprar cada día de la semana… ¿Cuál es la mejor decisión? ¿Cuál opción te permite ahorrar dinero para invertirlo?

De esas decisiones es de lo que trata la economía. Ahora bien, ¿por qué podemos ligarlo con la eficiencia? Bueno, como dije antes, tenemos que elegir, ya que nadie tiene recursos infinitos. ¿Cómo podemos utilizar nuestros recursos (entradas) para poder producir más salidas (más productos), mejores salidas o reducir desperdicios?

De eso es precisamente de lo que habla la eficiencia. Por lo tanto, la eficiencia es un concepto que nos puede ayudar a nivel personal, a las empresas y a la economía misma.

Bibliografía

• Robbins, S. P., & Coulter, M. (2010). Administración (10.ª ed.). Pearson Educación.
• Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administración: Una perspectiva global y empresarial (14.ª ed.). McGraw-Hill.
• Chase, R. B., Jacobs, F. R., & Aquilano, N. J. (2009). Administración de operaciones: Producción y cadena de suministros (12.ª ed.). McGraw-Hill Interamericana.
• Hellriegel, D., Jackson, S. E., & Slocum, J. W. (2009). Administración: Un enfoque basado en competencias (11.ª ed.). Cengage Learning.
• Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración (7.ª ed.). McGraw-Hill Interamericana.