Kanban es un sistema de gestión visual del trabajo que permite organizar, priorizar y optimizar el flujo de tareas, garantizando un equilibrio entre demanda y capacidad de ejecución.
Originalmente fue desarrollado en el Sistema de Producción de Toyota (TPS) y ha sido utilizado en entornos industriales, de desarrollo de software y gestión de proyectos para evitar cuellos de botella, reducir desperdicios y mejorar la eficiencia.
Sin embargo, sus principios pueden aplicarse también en el ámbito personal, ayudando a las personas a organizar mejor sus actividades diarias, reducir la procrastinación y aumentar su productividad.
Por supuesto, esto con el fin de reducir el estrés al que nos enfrentamos todos los días. ¿Suena bien? Bueno, el día de hoy, te voy a enseñar a utilizar Kanban en tu trabajo o en cualquier aspecto de tu vida. Espero que te sea de utilidad.
¿Qué es kanban?
Como dije antes, Kanban nació en Japón como parte del Sistema de Producción de Toyota (TPS) en la década de 1950. ¿Para qué utilizaba Kanban Toyota? Bueno, su propósito original era el de controlar el flujo de materiales en la producción, logrando asegurar que las piezas solo se movieran cuando fueran necesarias.
Toyota implementó Kanban como un sistema de “jalar” en lugar de “empujar” inventarios. En este sistema, las estaciones de trabajo solo solicitan materiales cuando los necesitan, evitando la acumulación excesiva de inventario y mejorando la eficiencia.
🔹 Kanban proviene del vocablo japonés que significa «tarjeta» o «registro visible». ¿Cuál es la función de las tarjetas? En Toyota se usaban tarjetas físicas para autorizar la producción y el movimiento de materiales. Cada tarjeta representaba una señal para producir un nuevo lote de productos. Funciona algo así como un semáforo. Las tarjetas o las señales que se utilizaban le daban luz verde al personal encargado de cada parte del proceso para solicitar los materiales que iban a necesitar.
¿Cómo funciona Kanban en la vida personal?
Kanban no solo se puede utilizar en fábricas o en las empresas, sino que también puede llegar a ser una herramienta muy poderosa para que podamos llegar a aumentar nuestra productividad personal.
¿Cómo?
💡 En lugar de “empujar” tareas o actividades sin control en tu día a día, lo que puedes hacer es “jalar” actividades de manera organizada, haciendo solo lo que es necesario en cada momento.
Kanban se basa en el principio de que solo puedes manejar cierta cantidad de trabajo a la vez. Si intentas hacer demasiadas cosas al mismo tiempo, tu rendimiento y enfoque disminuyen. Por cierto, si aún no te ha quedado muy claro lo que es, no te preocupes, ya que con los ejemplos te va a quedar claro.
¿Cómo sería un sistema de empujar en las actividades diarias?
Imagina que es un día cualquiera de tu semana y tienes muchas actividades por hacer. La lista es la siguiente:
📋 Lista de actividades:
- Responder correos del trabajo
- Hacer ejercicio
- Leer un libro
- Lavar los platos
- Hacer compras
- Preparar una presentación importante
🔹 Cómo funciona un sistema de empujar:
- Abres tu correo y empiezas a responder algunos mensajes.
- Te distraes y recuerdas que debes lavar los platos, así que te levantas y dejas el correo a medias.
- Luego recuerdas que aún no has hecho ejercicio, así que intentas empezar una rutina sin haber terminado los platos.
- Mientras haces ejercicio, te llega un mensaje sobre la presentación y decides revisarla, pero solo avanzas un poco antes de cambiar a otra tarea.
- Al final del día, tienes varias tareas incompletas, te sientes agotado y con la sensación de que no lograste nada. ¿Te ha pasado algo así? A mí sí que me ha pasado.
🔹 Problemas del sistema de empujar:
✅ Multitarea ineficiente: Intentas hacer muchas cosas a la vez sin terminar ninguna.
✅ Sobrecarga mental: Sientes que tienes demasiado trabajo y no sabes por dónde empezar.
✅ Procrastinación: Como cambias constantemente de tarea, al final del día no completas nada importante.
¿Cómo sería un sistema de «Jalar» en las actividades diarias?
Tienes las mismas actividades que en el ejemplo anterior, pero ahora aplicas Kanban para organizarlas de manera efectiva.
🔹 Paso 1: Creas un tablero Kanban con tres columnas:
- ✅ Pendiente → Tareas por hacer
- ✅ En Progreso → Tareas en las que estás trabajando
- ✅ Completado → Tareas terminadas
🔹 Paso 2: Colocas tus tareas en la columna de «Pendiente»
📋 Lista de actividades:
- Responder correos
- Hacer ejercicio
- Leer un libro
- Lavar los platos
- Hacer compras
- Preparar una presentación
🔹 Paso 3: Jalando tareas según capacidad
- ✅ Mueves «Responder correos» a «En Progreso» y trabajas en eso hasta terminar. Luego lo pasas a «Completado».
- ✅ Mueves «Hacer ejercicio» a «En Progreso» y lo terminas sin interrupciones.
- ✅ Luego trabajas en «Preparar la presentación», asegurándote de completar cada tarea antes de iniciar otra.
¿Cómo implementar Kanban en la vida cotidiana?
Si deseas comenzar a aplicar Kanban en tu rutina diaria, tendrás que crear un tablero kanban. Puedes hacerlo en una pizarra, una libreta o herramientas digitales como Trello o Notion. Personalmente, yo he comenzado a utilizar Notion, pero tú puedes hacer lo que se te haga más fácil o te sea más conveniente.
Ahora bien, para hacer tu tablero Kanban, puedes seguir los siguientes pasos:
- Define las columnas para tus tareas o actividades. Las columnas que tienen que tener tu tablero son las siguientes:
- Pendiente (Lo que tienes que hacer): Aquí tendrás que poner cada actividad que tienes pendiente por hacer. Por ejemplo, hacer la tarea de cálculo o lavar la ropa.
- En progreso (Es lo que estás trabajando ahora): En esta columna vas a poner la actividad que estés realizando en este momento. Por ejemplo, ahora estoy escribiendo el artículo de Kanban y por ende voy a poner esta actividad en la columna de «en progreso».
- Completado (Lo que terminaste): Como su nombre lo indica, en esta columna vas a poner todas las actividades que ya terminaste. Por ejemplo, cuando termine de redactar el artículo, voy a poner esta actividad en la columna de completado.
- Añade tarjetas kanban: Como has podido ver, cada tarjeta representa una tarea o actividad. A medida que la realizas, la mueves por el tablero de una columna a otra.
Como has podido ver, esto es muy simple, sin embargo, yo te voy a dar un par de recomendaciones:
- Limita el trabajo en progreso (WIP): Solo permite 1 o 2 tareas en proceso a la vez. Así evitas la sobrecarga mental.
- Optimiza tu flujo de trabajo: Analiza qué tareas tardan más y ajusta tu sistema para mejorar tu eficiencia.
Ejemplo práctico de Kanban en la vida personal
Vamos a suponer que tienes 4 tareas diarias, las cuales son las siguientes:
✅ Hacer ejercicio
✅ Leer 20 minutos
✅ Responder correos
✅ Preparar una presentación
Con Kanban, en lugar de hacer todo al mismo tiempo (multitarea ineficiente), haces lo siguiente:
- Colocas todas las tareas en «Pendiente».
- Mueves «Leer 20 minutos» a «En Progreso» y la completas. Una vez completada, la pasas a la columna de «completado».
- A continuación, pasas «Responder correos» a «En Progreso» y la terminas antes de iniciar otra tarea. De hecho, pasas a la siguiente tarea una vez que pasas la tarea que tienes en progreso a la columna de Completado.
- sigues así hasta que hayas completado todas las tareas que tienes en «Pendiente».
¿Qué obtienes como resultado? Evitas la saturación mental y trabajas con más enfoque y eficiencia. Una o dos tareas a la vez. Te voy a mostrar un ejemplo muy simple de cómo se vería un tablero Kanban en Notion.
Cabe destacar que, algo que me gusta de Notion es que realmente puedes arrastrar las tarjetas de una columna a otra y puedes agregar la información que tú quieras en cada tarjeta. Inclusive podrás añadir links o imágenes.
¿Por qué es importante Kanban para la productividad personal?
- Visualiza tu trabajo: Al ver todas tus tareas en un tablero, puedes detectar rápidamente en qué estás avanzando y qué te falta por hacer. Podríamos decir que nos otorga mayor claridad y control de todo lo que tenemos que hacer.
- Reduce el estrés: En lugar de sentir que tienes mil cosas que hacer, Kanban te ayuda a concentrarte en pocas tareas a la vez, evitando la multitarea innecesaria.
- Evita la procrastinación: Al limitar el número de tareas en progreso, te obligas a terminar lo que empiezas antes de pasar a otra actividad.
- Mejora tu enfoque y eficiencia: Como solo trabajas en lo necesario en cada momento, avanzas de forma más rápida y efectiva.
- Ayuda a reducir cuellos de botella: Un cuello de botella ocurre cuando una parte del proceso no puede manejar la carga de trabajo que recibe, lo que ralentiza la producción o ejecución de tareas. Kanban ayuda a detectar y solucionar estos bloqueos a través de la visualización del flujo de trabajo, la limitación de tareas en proceso y la optimización continua.
