¿Sabes lo que significa Gemba? En este artículo tengo el objetivo de que lo aprendas y espero que te sea de utilidad en tu aprendizaje.
¿Cuál es el concepto de Gemba?
La palabra Gemba se traduce tradicionalmente como «el lugar real». En los negocios, el término se refiere al lugar donde se realiza realmente el trabajo. Se trata de ir al origen de un proceso de fabricación y aprender de lo que allí ocurre. En otras palabras, el Gemba es el lugar exacto donde se crea el valor para el cliente. Por ejemplo si tienes una fábrica de zapatos, tu Gemba es indudablemente la línea de ensamblaje donde se corta el cuero y se pegan las suelas de los zapatos que fabricas, los cuales adquieren los clientes.
Por curiosidad, ¿Dónde estaría el gemba en un hotel? Bueno, es ese caso, tu Gemba es la recepción y las habitaciones.
Toyota lleva décadas utilizando la gestión gemba como parte integral de su sistema de producción ajustada.
Asimismo, tienes que tener en cuenta que se trata de estar presente y ser consciente de lo que ocurre en el lugar de trabajo, de tal forma que permite identificar los problemas en el proceso de producción y realizar ajustes antes de que se conviertan en problemas graves.
¿Para qué sirve el Gemba en una organización?
Quizá te estés preguntando: «Ok, ya entendí que tengo que ir al lugar de trabajo, pero ¿a qué voy exactamente? ¿A pasear?»
Por supuesto que la respuesta a esas preguntas es no. El Gemba no es un tour turístico por tu propia empresa y quiero resaltar que tampoco estamos hablando de que se trata de una patrulla de vigilancia que sirva únicamente para asustar a los empleados. Usar el Gemba correctamente sirve para conectar a la gerencia con la realidad operativa y tiene tres objetivos:
1. Detectar la raíz real de los problemas (No los síntomas)
Hay un reporte en tu escritorio que te está diciendo que las ventas de tu tienda cayeron un 15% este mes. Este reporte te está diciendo el síntoma, pero no te está diciendo la causa o causas. Si vas al Gemba (el piso de ventas), te paras en una esquina y observas, quizás notes que la música está demasiado alta, que hay una gotera cerca de los productos estrella o que el nuevo sistema de cobro es tan lento que los clientes se desesperan y dejan la mercancía botada. El gemba nos permite identificar la raíz del problema y no sólo las consecuencias.
2. Cazar y eliminar el desperdicio (El famoso Muda)
En el mundo de las empresas, es muy común escuchar el término técnico Muda para definir cualquier actividad que consume recursos pero no agrega valor por el que el cliente esté dispuesto a pagar. ¿Los operarios tienen que caminar 20 metros cada vez que necesitan una herramienta? Eso es desperdicio de movimiento. ¿Tienes material acumulado juntando polvo? Desperdicio de inventario. El Gemba sirve para que tus propios ojos detecten todos esos problemas que de otra forma podrías llegar a ignorar.
3. Fomentar el respeto y la mejora continua
Si has trabajado en alguna empresa u organización, te has llegado a sentir identificado alguna vez con la siguiente pregunta: ¿Cuántas veces se ha tomado una decisión desde una oficina a puerta cerrada que termina complicándole la vida a las personas que realmente hacen el trabajo?
La verdad es que me ha tocado que los jefes quieren resultados, pero realmente no conocen lo que se tiene que hacer e intentan aplicar únicamente las teorías más rimbombantes de la administración, pero ni siquiera se ponen a pensar en si es conveniente y posible aplicarse. No se ponen a pensar en los problemas que pueden causar.
Sin embargo, cuando un líder baja al Gemba, hace preguntas («¿Qué te frustra de este proceso?», «¿Cómo harías esto más rápido?») y realmente escucha, ocurren dos cosas: Primero, obtienes las mejores ideas de la gente que conoce el proceso mejor que tú. Segundo, el equipo se siente valorado.
¿Qué significa Gemba walk?
En pocas palabras, Gemba walk significa un paseo al lugar de trabajo para observar el estado actual del trabajo e identificar cualquier problema o cuestión. También puede utilizarse cuando un directivo quiere comprobar cómo los trabajadores están realizando sus tareas.
Por consiguiente, un paseo Gemba o una visita al lugar de trabajo proporciona información sobre los procesos actuales al ir directamente a ellos para ver cómo se están realizando y si hay algún problema que requiera atención. Esta información suele obtenerse de las personas que realizan la tarea en cuestión, en lugar de observarla a través de cámaras de video o pantallas de ordenador, ya que las observaciones sin interacción física no aportan tantos datos valiosos para la mejora.
El objetivo de estos paseos no es sólo tomar nota de lo que funciona bien, sino también identificar las áreas que requieren medidas para que los flujos de trabajo dentro de una empresa mejoren la eficiencia, reduzcan los residuos y aumente la rentabilidad.
¿Cuánto tiene que durar una paseo al lugar de trabajo?
Un paseo Gemba puede ser tan breve como una o dos horas, pero normalmente es un proceso más profundo que implica múltiples visitas a diferentes secciones del lugar de trabajo. Esto se hace para que los empleados tengan la oportunidad de discutir lo que funciona bien y dónde hay problemas (en sus actividades).
Beneficios de implementar Gemba en una empresa
Los beneficios de implantar el Gemba en una empresa son muchos. Algunos son los siguientes:
El primero es que, al ir al Gemba, los directivos pueden ver por sí mismos lo que ocurre en sus organizaciones y abordar los problemas mientras se encuentran en una fase temprana.
En otras palabras, cuando la dirección confía ciegamente en las cifras que provienen de los informes sin ver la realidad de las operaciones diarias en los lugares de trabajo (Gemba), corre el riesgo de pasar por alto o ignorar información importante que podría ser fundamental para tomar decisiones estratégicas sobre la mejora del rendimiento.
Un segundo beneficio de la implantación del gemba es un mejor control de la calidad, ya que los trabajadores se sentirán más implicados y comprometidos con un buen rendimiento si entienden cómo sus acciones afectan a la satisfacción del cliente a través del aumento de la productividad y la disminución de los defectos.
Un tercer beneficio del gemba es una mejor planeación gracias a un mayor flujo de información, ya que los directivos tendrán una imagen mucho más clara de la marcha de las operaciones que si sólo se basaran en las cifras de los informes.
Desventajas y riesgos
La verdad es que considero que el Gemba en sí mismo no tiene desventajas, pero la mala ejecución del Gemba puede terminar en un desastre o de mínimo, no ayudar a mejorar nada. A continuación, te voy a hablar de los errores en los que pueden llegar a caer las empresas novatas:
- Si usas tu caminata por la planta para pararte detrás de alguien, respirarle en la nuca y decirle cómo hacer su trabajo paso a paso, vas a destruir la productividad. Generarás estrés, ansiedad y cero mejoras.
- Ahora bien, si en tu empresa la cultura siempre ha sido punitiva, es decir, el que se equivoca es castigado, entonces la primera vez que bajes al Gemba te vas a encontrar con una pared de hielo. Nadie te va a decir dónde están los problemas por miedo a que los despidan. Romper esa barrera de desconfianza toma meses.
- Vas, preguntas, la gente te da ideas increíbles para mejorar su área… y luego regresas a tu oficina, te enredas con correos electrónicos y no implementas absolutamente nada. Si haces un Gemba Walk y no hay seguimiento, la próxima vez que bajes, te garantizo que te van a ignorar. Has perdido tu credibilidad.
¿Cómo aplicar el Gemba paso a paso?
Vale, ya tienes la teoría y sabes qué no debes hacer. Pero, ¿cómo te levantas de la silla y ejecutas esto mañana por la mañana?
Implementar esta filosofía requiere un método. No es llegar con una libreta, poner cara de detective y empezar a juzgar a la gente. Para que una caminata rinda frutos, sigue estos cuatro pasos:
1. Preparación (Define tu misión): Nunca bajes al piso de producción «a ver qué encuentras». Eso es una pérdida de tiempo. Antes de salir de la oficina, elige un tema específico o un indicador (KPI) que esté fallando. ¿Vas a observar el tiempo de cambio de formato de la máquina empacadora? ¿Vas a revisar por qué hay tantas devoluciones en el área de envíos? Define tu objetivo, avisa al supervisor del área que estarás por ahí (recuerda, no es una emboscada) y prepárate mentalmente para escuchar, no para hablar.
2. Observación pura: Cuando llegues al Gemba, busca un rincón que no estorbe. Quédate ahí al menos 15 o 20 minutos solo viendo cómo fluye el trabajo. Fíjate en el lenguaje corporal de los operarios. ¿Se estiran demasiado para alcanzar una caja? ¿Tienen que agacharse de forma incómoda? ¿Hay cuellos de botella donde el material se acumula? Dibuja mentalmente (o en tu libreta) el diagrama de cómo se mueve la gente y el producto.
3. Interacción y los «Porqués» Una vez que observaste el ciclo completo un par de veces, acércate con humildad. Saluda y haz preguntas abiertas. Si notas que un empleado tiene que ir a la otra punta de la empresa a buscar etiquetas, no le digas «deberías tener las etiquetas aquí». Pregúntale: «Oye, veo que caminas mucho por las etiquetas, ¿por qué las guardan hasta allá?». Quizás te responda que el estante de cerca está roto desde hace un mes y mantenimiento nunca fue a arreglarlo. ¡Bingo! Acabas de encontrar una causa raíz.
4. Plan de acción y seguimiento: Todo este esfuerzo es inútil si regresas a tu escritorio y el papel se queda acumulando polvo. Elige un par de problemas rápidos de resolver (los famosos Quick Wins) y soluciónalos esa misma semana. Arregla ese estante. Cuando la gente vea que su opinión se transformó en una mejora real, la próxima vez que hagas un Gemba Walk te estarán esperando con una lista de excelentes ideas.
Conclusión
En definitiva, el gemba una herramienta increíblemente útil que puede ayudarnos a identificar los problemas antes de que se nos vayan de las manos. Si te parece una inversión que merece la pena, te recomiendo que te tomes un tiempo para aprender más sobre cómo funciona el gemba.
¿Has implementado algo similar en tu empresa? Me gustaría conocer tu experiencia.
