¿Quieres conocer qué es el método Ivy Lee? Antes de eso, déjame empezar con lo siguiente: Recuerdo perfectamente ese lunes por la mañana. Me desperté con una lista interminable de tareas, el correo electrónico abarrotado de mensajes sin leer y una sensación de estrés creciente. Intenté organizar mi día, pero pronto me encontré saltando entre mis tareas pendientes sin terminar ninguna.
De repente, una notificación en mi teléfono interrumpió mi concentración, luego una llamada inesperada, y antes de darme cuenta, había pasado medio día sin completar ni una sola tarea importante.
¿Cómo es posible que trabaje tanto y, aun así, sienta que no avanzo? ¿Alguna vez has llegado a sentir algo similar?
Bueno, he de decir que yo ya llevo mucho tiempo buscando métodos, estrategias, aplicaciones y cualquier cosa que me ayude a mejorar mi productividad y eficiencia. Por lo cual, si a ti te pasa algo como lo que te he contado al principio, entonces es posible que te interese conocer más sobre el método Ivy Lee.
Puedo adelantarte que este método, posiblemente puede llegar a ser la clave que te ayude a gestionar tu tiempo de manera eficiente, priorizar correctamente y recuperar el control de tu vida.
¿Qué es el método Ivy Lee?
El Método Ivy Lee es un sistema de administración del tiempo y productividad diseñado para ayudar a enfocarnos en lo esencial. Fue creado en 1918 por Ivy Lee, un consultor empresarial que asesoró a Charles Schwab, presidente de Bethlehem Steel Corporation, para mejorar la eficiencia de sus ejecutivos.
La técnica es realmente simple y consiste en lo siguiente:
- Cada noche, escribe las seis tareas más importantes que debes realizar al día siguiente.
- Ordena esas tareas según su prioridad, comenzando por la más crucial.
- Al día siguiente, trabaja en la primera tarea hasta completarla antes de pasar a la siguiente.
- Continúa con el mismo proceso hasta completar todas las tareas o hasta que termine tu jornada laboral.
- Si alguna tarea queda sin terminar, pásala a la lista del día siguiente.
- Repite este proceso diariamente.
Suena increíblemente simple, ¿verdad? Pero su efectividad reside precisamente en esa simplicidad.
¿Cómo funciona el método Ivy Lee?
La clave del método Ivy Lee es su enfoque en la priorización y la monotarea (trabajar en una sola tarea a la vez).
Es decir, en lugar de hacer listas infinitas de pendientes o tratar de abarcar demasiado en un solo día, este sistema te obliga a elegir lo más importante y centrarte en seis tareas esenciales. Además, no sólo consiste en elegir, sino que tienes que priorizar y tienes que concentrarte en una única tarea a la vez. Por lo tanto, en este método no hay multitarea.
Para que quede más claro, voy a ponerte un ejemplo: Supongamos que eres un emprendedor y tienes mil cosas por hacer. Siguiendo el método Ivy Lee, podrías estructurar tu día así:
1️⃣ Redactar la propuesta comercial para un cliente clave.
2️⃣ Llamar a proveedores y negociar precios.
3️⃣ Responder correos electrónicos importantes.
4️⃣ Programar contenido para redes sociales.
5️⃣ Revisar los estados financieros del mes.
6️⃣ Planificar la estrategia de marketing para la próxima semana.
Al concentrarte en una tarea a la vez, evitas la tentación de la multitarea, que en realidad disminuye la productividad. Además, al final del día, tienes una sensación clara de logro y progreso real.
Beneficios del método Ivy Lee
Después de aplicar esta técnica durante una semana, noté una mejora en mi productividad, aunque he de decir que yo combino métodos o técnicas. Sin embargo, a continuación, te voy a hablar sobre algunos de sus beneficios:
1. Claridad y organización
Antes de conocer este método, me despertaba sin un plan claro. Ahora, cada mañana sé exactamente por dónde empezar, eliminando la incertidumbre y la fatiga mental.
2. Priorizar lo esencial
En lugar de perderme en tareas pequeñas, ahora me enfoco en lo que realmente tiene un mayor impacto en los resultados, de hecho, esto me recuerda que utilizo la regla del 80/20 (Pareto) para ayudarme en la priorización de mis actividades.
De tal forma que utilizo la ley de Pareto para hacer la priorización de mis 6 actividades principales. Pero, bueno, dejaré a la ley de Pareto para otro artículo.
3. Reducción de la procrastinación
Saber que tengo una tarea específica para comenzar me ayuda a evitar la postergación. La decisión ya está tomada la noche anterior, por lo que no pierdo tiempo en la mañana pensando qué hacer primero.
De hecho, eso me ayuda también con los artículos que tengo que redactar, ya que los domingos suelo hacer una lista de los artículos que tengo que hacer en mis páginas web. Si no hago eso, me ha pasado que pierdo mucho tiempo en decidir y a veces me cansaba y no hacía nada. Por lo cual, aunque no lo parece, realmente ayuda tener planeado lo que vamos a hacer.
4. Mayor concentración y productividad
Antes, intentaba hacer muchas cosas a la vez, pero terminaba agotado sin resultados concretos. Al aplicar la monotarea, mi nivel de enfoque aumentó significativamente.
5. Menos estrés y más satisfacción
Nada genera más ansiedad que sentir que trabajas sin avanzar. Con este método, mi carga mental disminuyó y mi motivación se disparó, porque al final del día veo un progreso tangible.
Desventajas del método Ivy Lee
A pesar de su efectividad, este método no es perfecto y puede presentar algunos desafíos, los cuales pueden llegar a ser los siguientes:
❌ 1. Rigidez en la planeación
Si tu trabajo implica muchas interrupciones o cambios de último momento, puede ser difícil seguir una lista fija de seis tareas. Para que puedas solucionar esto, tienes que tener cierto margen de flexibilidad y ajustar tu lista si es necesario. Aquí juega un papel importante el método que utilices para priorizar. De hecho, considero que el no darte una forma concreta de priorizar puede ser su mayor defecto.
Por eso, yo ocupo la regla de Pareto o la matriz de Eisenhower para priorizar mis actividades.
❌ 2. Dificultad para estimar el tiempo
A veces, una tarea puede tomar mucho más tiempo del esperado, lo que podría dejar otras sin completar. Es precisamente por esto que tienes que ser realista al planear tus tareas y evitar sobrecargar tu lista.
❌ 3. No distingue entre urgente e importante
A diferencia de otras metodologías como la matriz Eisenhower, el método Ivy Lee no separa tareas urgentes de importantes. Por lo tanto, no nos otorga realmente una pauta que nos indique qué actividad tenemos que hacer primero y qué actividad tiene que quedar al último.
Ejemplo práctico del método Ivy Lee
María es gerente de proyectos en una empresa de tecnología. Su trabajo implica coordinar equipos, responder correos urgentes, asistir a reuniones y asegurarse de que los plazos se cumplan. Últimamente, siente que trabaja todo el día, pero no avanza lo suficiente.
Después de escuchar sobre el método Ivy Lee, decide aplicarlo durante una semana para recuperar el control de su productividad.
Paso 1: Hacer la lista de 6 tareas al final del día
📌 Noche anterior – 9:00 PM
Antes de irse a dormir, María toma una hoja de papel y anota las seis tareas más importantes que debe hacer al día siguiente. Estas tareas no son simples «pendientes», sino actividades que realmente generarán impacto en su trabajo.
✍️ Lista de María para el martes:
1️⃣ Terminar la presentación para el cliente «TechSolutions».
2️⃣ Revisar el informe financiero del mes y aprobar el presupuesto.
3️⃣ Llamar al proveedor para negociar plazos de entrega.
4️⃣ Responder correos prioritarios (máximo 30 minutos).
5️⃣ Asistir a la reunión de seguimiento con el equipo de desarrollo.
6️⃣ Planificar las tareas clave para la próxima semana.
🔹 Importante:
- Solo seis tareas (no una lista interminable).
- Todas son de alto impacto y alineadas con sus objetivos.
- Se escriben en orden de prioridad.
María cierra su libreta y se desconecta del trabajo, sin quedarse despierta pensando en qué hará mañana.
Paso 2: Seguir la lista con prioridad estricta
📌 Martes – 8:30 AM
Al llegar a la oficina, en lugar de revisar correos o distraerse con reuniones inesperadas, María abre su lista y comienza directamente con la primera tarea.
🔹 Regla de oro: No se mueve a la segunda tarea hasta que la primera esté terminada.
Paso 3: Evaluar el día y planificar el siguiente
📌 Martes – 9:00 PM
Antes de dormir, María revisa su jornada:
✅ Completó todas las tareas clave.
✅ Se sintió menos abrumada.
✅ Avanzó en actividades que realmente importan.
Ahora repite el proceso: hace su nueva lista de seis tareas para el miércoles y se desconecta del trabajo.
