¿Alguna vez te has preguntado si la planeación es exactamente lo mismo que un plan? Hay que empezar diciendo que ambos términos están bastante relacionados entre sí y de manera equivocada, se usan con frecuencia de forma intercambiable como si fuesen sinónimos… Pero, la realidad es que no significan lo mismo. Por lo cual, en el artículo de hoy aprenderás cuál es la diferencia entre planeación y plan.
Antes de dar a conocer la diferencia que existe, voy a poner una cita que encontré y que me gustó mucho.
«Los planes son inútiles, pero la planeación es indispensable» — Dwight D. Eisenhower
Cabe resaltar que no pienso que los planes sean inútiles, ya que considero que hacer un buen plan puede hacer una gran diferencia para poder lograr tus objetivos, sin embargo, la planeación es más importante….¿Por qué? Ahora lo entenderás.
¿Qué es la planeación?
Planeación es una parte del proceso proceso administrativo que inicia con la creación de un plan, lleva a cabo el seguimiento de los resultados, evalúa lo que está funcionando y lo que no y revisa los resultados para tomar el mejor rumbo. Por cierto, la planeación es considerada una función administrativa.
Cabe resaltar que lo importante de la planeación es que es un ciclo, no una actividad que haces una sola vez y olvidas. Por lo cual, tienes que estar adecuando o modificando tu plan de acorde a los resultados que vayas obteniendo (conforme el mercado cambia, conforme las circunstancias internas o externas se modifican).
Eso es precisamente lo que Eisenhower nos quería decir cuando dijo que un plan que se queda estático, que no evoluciona ni se adapta, eventualmente se vuelve inútil. Sin embargo, el hábito de planear (el proceso en sí) siempre será indispensable.
Te voy a poner un ejemplo, supongamos que en enero elaboraste un plan de ventas para todo el año con metas mensuales, estrategias definidas y presupuesto asignado. En marzo, un competidor lanza un producto nuevo que cambia las reglas del mercado. ¿Tiene sentido seguir con el mismo plan que hiciste en enero? No. Lo que necesitas hacer es activar el proceso de planeación: evaluar qué cambió, revisar tus supuestos, ajustar tus estrategias y actualizar tu plan. Eso es planeación en acción.
Otra definición que se usa frecuentemente es la siguiente:
«Es el proceso en el que se elabora una estrategia para alcanzar los objetivos deseados, resolver problemas y facilitar la acción.»
Esta definición no está mal, pero puede generar confusión, porque en ella se mezclan elementos que en realidad pertenecen al plan (los objetivos, las estrategias) con el proceso en sí. Por eso, la forma más clara de entenderlo es esta: la planeación es el proceso; el plan es el documento.
¿Qué etapas tiene el proceso de planeación?
Para entender mejor la planeación como proceso, considero que nos puede ser de utilidad el conocer las diferentes etapas que la componen. Por supuesto, podemos encontrar diferentes etapas en internet o en diferentes libros, pero en términos generales el ciclo de planeación incluye los siguientes pasos:
1. Diagnóstico de la situación actual: Antes de trazar cualquier plan, necesitas saber en dónde estás. Esto implica analizar tus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas. No puedes planear bien si no conoces tu punto de partida.
2. Definición de objetivos: ¿Hacia dónde quieres ir? Los objetivos deben ser claros, medibles y alcanzables. Un objetivo vago como «quiero crecer» es muy diferente a uno concreto como «quiero incrementar mis ventas un 20% en los próximos seis meses».
3. Elaboración del plan: Aquí es donde se crea el documento: se definen las estrategias, las tácticas, los responsables, los recursos necesarios y el presupuesto. Este es el momento en que la planeación produce un plan.
4. Ejecución: Se llevan a cabo las acciones definidas en el plan. Sin ejecución, cualquier plan, por más brillante que sea, no sirve de nada.
5. Seguimiento y medición: Se monitorean los resultados para saber si se está avanzando en la dirección correcta. Aquí entran los indicadores clave de desempeño (KPIs), los reportes periódicos y las revisiones de avance.
6. Evaluación y ajuste: Con base en los resultados obtenidos, se evalúa qué está funcionando y qué no, y se realizan los ajustes necesarios al plan. Aquí el ciclo vuelve a comenzar.
Este carácter cíclico es lo que distingue a la planeación de simplemente «hacer un plan».
¿Qué es un plan?
Como ya lo mencioné, el plan es el documento que resulta del proceso de planeación. En él se establece:
- El objetivo o los objetivos que se desean alcanzar
- Las estrategias que se seguirán para lograrlo
- Las tácticas o acciones concretas que se ejecutarán
- Los responsables de cada actividad
- Los recursos que se van a utilizar (humanos, materiales, tecnológicos)
- El presupuesto estimado para alcanzar dichos objetivos
- Los indicadores que permitirán medir el avance
- Los plazos o fechas límite para cada actividad o etapa
En otras palabras, el plan responde a las preguntas: ¿qué queremos lograr?, ¿cómo lo vamos a lograr?, ¿quién lo va a hacer?, ¿cuánto va a costar? y ¿en cuánto tiempo?
Existen distintos tipos de planes según su alcance y propósito. Algunos ejemplos comunes son:
- Plan estratégico: define el rumbo de una organización a largo plazo (generalmente de 3 a 5 años). Establece la misión, visión, objetivos estratégicos y las iniciativas clave para alcanzarlos.
- Plan operativo: traduce el plan estratégico en acciones concretas para el corto plazo (generalmente un año). Es más detallado y específico.
- Plan de ventas: define las metas de ventas, las estrategias comerciales, el territorio, los canales y el presupuesto de ventas.
- Plan de marketing: establece las acciones de comunicación, posicionamiento y promoción para alcanzar los objetivos comerciales.
- Plan de proyecto: organiza las actividades, recursos y tiempos necesarios para completar un proyecto específico.
En todos los casos, el plan es un documento. La planeación es el proceso que lo crea, lo monitorea y lo actualiza.
¿Cuál es la diferencia entre planeación y plan?
Ya tienes todos los elementos para entender la diferencia entre planeación y plan, pero si te parece bien, te voy a compartir un resumen:
La planeación es el proceso administrativo continuo que incluye diagnosticar la situación, definir objetivos, crear un plan, ejecutarlo, medir los resultados, evaluarlos y ajustar el rumbo. Es dinámica, iterativa y nunca termina mientras la organización o el proyecto sigan existiendo.
El plan es el documento que se produce dentro de ese proceso. Establece los objetivos, las estrategias, las tácticas, los recursos, los responsables y los tiempos. Es estático en el sentido de que representa una fotografía del rumbo en un momento determinado, aunque debe ser actualizado constantemente gracias al proceso de planeación.
Dicho de otra manera: no puede existir un buen plan sin planeación, pero tampoco puede haber planeación sin un plan. Ambos son complementarios y necesarios. El error que cometen muchas personas es crear un plan una sola vez y luego abandonarlo en un cajón, sin darle seguimiento ni actualizarlo. Eso es tener un plan sin planeación, y es exactamente la trampa que Eisenhower advertía.
¿Por qué es importante entender la diferencia entre planeación y plan?
Como puedes ver, planeación y plan no son sinónimos y cuando confundes planeación con plan, es fácil caer en uno de estos dos errores comunes:
Error 1: Planear mucho y ejecutar poco. Algunas personas pasan tanto tiempo perfeccionando su plan que nunca lo ponen en marcha. Se obsesionan con tener un documento impecable, pero olvidan que la planeación también incluye la ejecución y el ajuste. Un plan que nunca se ejecuta no sirve de nada, por muy detallado que sea.
Error 2: Ejecutar sin planear. El extremo opuesto es lanzarse a la acción sin ningún tipo de plan. Puede que al principio las cosas funcionen, pero sin un rumbo claro y sin mecanismos de seguimiento, es muy difícil saber si vas en la dirección correcta o si estás usando bien tus recursos.
La solución está en el equilibrio: crear un plan realista, ejecutarlo, medirlo y ajustarlo. Eso es planeación.
Ejemplo para entender la diferencia entre planeación y plan
Supongamos que quieres lanzar un negocio de venta de productos artesanales en línea. Teniendo en cuenta esto, a continuación te voy a mostrar cómo se relaciona la planeación y el plan en este supuesto tan sencillo:
Lo primero que tienes que hacer es un diagnóstico: analizas el mercado, identificas a tus competidores, defines tu propuesta de valor y evalúas los recursos con los que cuentas.
Luego, defines tus objetivos: lograr 50 ventas en los primeros tres meses, alcanzar una base de 500 seguidores en redes sociales y recuperar la inversión inicial en seis meses.
Con esa información, elaboras tu plan: defines qué plataformas usarás, cuánto invertirás en publicidad, qué productos lanzarás primero, cuándo publicarás en redes sociales, cuál será tu política de precios y envíos, etc.
Comienzas la ejecución y, al final del primer mes, revisas los resultados: solo lograste 12 ventas en lugar de las 17 que esperabas. Por lo cual, tienes que analizar qué salió diferente, detectas que el canal de publicidad que elegiste no está funcionando tan bien como esperabas y decides ajustar tu plan (aumentar la inversión en otro canal, cambiar el producto estrella o ajustar el precio) para el siguiente mes.
Ese proceso de crear, ejecutar, medir y ajustar es la planeación. El documento donde tienes todo registrado (con los objetivos, las estrategias y el presupuesto) es el plan.